漳州职业技术学院学生档案管理暂行办法

漳州职业技术学院学生档案管理暂行办法

第一章   总　则
第一条  为了推进学生档案管理工作的规范化、制度化、科学化进程，根据《中华人民共和国档案法》以及国家有关学生管理工作的政策规定，结合我院实际情况，特制定本办法。
第二条  学生档案管理工作要贯彻“为人事工作服务，为经济建设服务”的基本原则，实行统一管理，坚持维护真实性和完整性的工作方针，严守秘密的保管办法。
第三条  本办法所规定的档案管理的范围是我院要根据国家计划招收的全日制普通高等教育的专科学生。

第二章   材料的收集
第四条  学生工作处负责学生档案的各项日常工作管理，各系及有关部门根据本单位职责范围负责材料收集工作。
第五条  学生在校学习期间应该归档的材料包括以下内容：
（一）学生入学材料：报名登记表、体检表、考生志愿卡、高中阶段学籍档案。
（二）大学历年学习成绩表。
（三）毕业生登记表。
（四）奖惩材料。
（五）大学生体育合格标准登记卡。
（六）毕业生体检表。
（七）学生卡片。
（八）学籍变动材料：因休学、退学、转学、参军、出国或学籍变动相关证明材料。
（九）贷款材料：因申请了国家助学贷款或贷学金且在离校前尚未还清应还金额的有关情况证明材料。
（十）综合测评表。
（十一）组织发展材料。
（十二）就业通知书（即白色联）。
以上部分内容由政治辅导员收集，交系学生工作领导小组审核，并将材料送交学生处档案管理员。

第三章   归档要求
第六条  所有归档材料必须是有关手续办理完毕的最终材料。
第七条  归档材料必须完整、真实。凡材料规定由有关部门审查盖章的，相关部门必须加盖公章。
第八条  上交归档材料前，各系在材料右角应标明学号，并按学号顺序由小到大排列。
第九条  各类材料只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写，文字要清晰。
第十条  归档材料交接时，交接双方经办人经核对无误后履行签交单位按要求重新组织办理。
第十一条  所有归档材料的评语一定要从德、智、体及综合能力素质方面全面评价。

第四章   档案的查阅
第十二条  因工作需要，以下人员可查阅学生档案：
（一）院领导。
（二）与学生管理有关的职能部门负责人或具体经办人。
（三）各系党政主要负责人和分管学生工作的党政负责人、辅导员（仅限本系的学生档案）。
（四）校外单位来人需查档案，必须要有介绍信。
（五）其他人员未经批准，不得借阅学生档案。
第十三条  所有档案查阅人必须按规定履行查阅登记手续，并注明查阅事由。

第五章   纪律要求
第十四条  任何人查阅档案时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换拍摄、复制档案内容材料。
第十五条  任何人查阅档案时，必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外公布档案内容。
第十六条  档案只能在学生档案室查阅。如因工作需要必须借出使用时，应说明理由，部门负责人批准后，可办理借出手续。
第十七条  未经批准，任何单位不得私自扣留应归档材料。
第十八条  档案材料的提供部门应按规定的时间和要求上交归档材料。
第十九条  档案材料，学生不得私自携带，只能由学生档案管理员通过机要传递。
第二十条  档案管理人员要根据档案管理规定开展各项工作，如利用职务之便不按规定操作，由其主管部门视情节追究责任，情节严重给予行政处分。

第六章   附则
第二十一条　本办法由学生处负责解释。
第二十二条　本办法自发布之日起执行。